Übersicht Reservationsmaske

In der schnelllebigen Welt des Gastgewerbes ist eine effiziente und benutzerfreundliche Hotelsoftware für die effektive Verwaltung von Reservationen unerlässlich. Eine der wichtigsten Komponenten der Hotelsoftware ist die Reservationsmaske, über die das Hotelpersonal die Reservationen der Gäste eingeben, ändern und verfolgen kann. In diesem Artikel gehen wir auf die Bedeutung der Reservationsmaske in der Hotelsoftware ein und zeigen, wie sie den Buchungsprozess sowohl für die Gäste als auch für das Hotelpersonal vereinfacht.

Die Gesamtübersicht der einzelnen Reservationsmasken sehen Sie in der Abbildung unten. Die Maske ist in drei Abschnitte unterteilt - Allgemeine Details, Reservationsdetails und Zimmer- und Gästedetails.

Allgemeine Details Abschnitt

• "Gast" - Wählen Sie einen Gästenamen verfügbar in der Drop-Down Liste oder erstellen Sie einen Neuen;
• "Reservationsinhaber" - Standardmäßig ist der Wert in diesem Feld gleich dem Wert in den „Gast“-Feldern, aber der User kann ihn bei Bedarf ändern;
• "Ist Zuteilung" - wenn es sich um eine Zuteilungsreservierung handelt, vergewissern Sie sich, dass der Schalter derzeit aktiv ist;

Falls Wenn der Schalter aktiviert ist, werden die neuen Felder „Zuteilung“ und „Zuteilungspartner“ unter diesem Kontrollfeld sichtbar.


• "Gast Schlagwörter" -Wenn ein Gast bestimmte Vorlieben für ein Zimmer (in der Nähe eines Aufzugs, Nichtraucheretage, weiche Kissen usw.), für das Essen (Allergie gegen Milchprodukte, alkoholfrei usw.) oder etwas anderes hat, könnte dies über Schlagwörter angegeben werden, die dann in spezifischen Berichten für bestimmte Hotelabteilungen angezeigt werden können;

2. Buchungsdetails

• 'Check-In -> Check-Out' - Feld, in dem Ankunftsdatum und -zeit, sowie Abreisedatum und-zeit angeben werden muss;

Standardmäßig nimmt das System das heutige Datum als „Check-In“-Datum und das heutige Datum plus einen Tag als „Check-Out“-Datum an.


Beachten Sie, dass es eine Einschränkung gibt, um eine Reservation für vergangene Tage zu erstellen - es ist erlaubt, eine Reservation zu erstellen, wenn das "Check-In" Datum gleich dem heutigen Datum minus einem Tag ist.

• "Nächte" - wenn die Daten „Check-In“ und „Check-Out“ eingegeben werden, berechnet das System automatisch die Anzahl der Nächte; wenn die Anzahl der Nächte vom Benutzer manuell geändert wird, berechnet das System das Datum „Check-Out“ neu;
• "Anzahl der Gäste" – Um die Anzahl der Gäste anzugeben, klicken Sie auf den Pfeil, um die Ansicht zu erweitern, und füllen Sie die Felder "Erwachsene", "Kinder" und "Kleinkinder" mit den entsprechenden Werten aus. Um die Ansicht wieder zu verkleinern, klicken Sie erneut auf den Pfeil.
  

• 'Price Rate' - specify the price rate for the current reservation.

3. Zimmer & Arrangement Details

In diesem Abschnitt definiert der User alle Informationen über das Zimmer in der Zimmerzeile:

• 'Check-In -> Check-Out' - die Werte in diesen Feldern werden automatisch mit den Daten des "Check-In & Check-Out" Feldes aus dem Buchungsdetails Abschnitt ausgefüllt;

Falls Sie die Daten in der Zimmer-Zeile ändern, werden diese Änderungen auch im entsprechenden Feld im Abschnitt „Buchungsdetails“ übernommen.

• "Zimmerart" - der User muss die Art des Zimmers, in dem der Gast seinen Aufenthalt verbringen wird, angeben; 
• "Zimmernummer - der User muss die Zimmernummer angeben, in der der Gast während der Reservation übernachten wird. Wenn die Zimmerart bereits festgelegt wurde, stehen in der Dropdown-Liste nur Zimmernummern dieser bestimmten Art für die angegebenen Daten zur Auswahl. Wenn der User zuerst das Feld für die Zimmernummer ausfüllt, wird der Zimmertyp automatisch eingetragen.

Es ist möglich eine Buchung ohne spezifische Zimmernummer zu "Speichern" oder "Bestätigen", jedoch kann eine solche Buchung nicht zum "Checked-In" Status übertragen werden.


• 'Room Setup' - specify the room setup. More details about room setup can be found in dem Artikel "Zimmer Einrichtung";
• 'DNM' - stands for 'Do Not Move' - der Benutzer kann angeben, dass ein anderer Benutzer die Zimmernummer in einer bestimmten Buchung aufgrund eines Gästewunsches oder aus anderen Gründen nicht ändern darf.

Der Standardwert in diesem Feld ist ein grünes offenes Schloss. Wenn der Benutzer darauf klickt, um die Zimmernummer zu sperren - das Symbol ändert sich in ein rotes geschlossenes Schloss.


• "E, "K", und "S" - diese Buchstaben stehen jeweils für Erwachsene, Kinder und Säuglinge. Diese Werte in den Felder werden automatisch mit den Daten des "Anzahl Gäste" Feldes aus der "Reservation Details" ergänzt;

Wenn der User die Werte in einem dieser Felder oder in allen der Zimmerzeilen ändert, werden diese Änderungen auch im Feld „Anzahl der Gäste“ im Abschnitt „Buchungsdetails“ übernommen.


• "Durchschnittlicher Preis" - das System zeigt den durchschnittlichen Preis pro Nacht in diesem Feld an. Die Preise werden der Preisliste entnommen, die in dem "Preisliste" Feld in der "Buchungsdetails" Abschnitt ausgewählt wurde;
• 'Preis sperren' – Wenn der User den Preis im Feld "Durchschnittlicher Preis" manuell ändert, aktiviert das System automatisch das Kontrollkästchen im Feld "Preis sperren" mit einer Warnmeldung;
  
• "Überbuchung zulassen" – Beim Erstellen jeder Reservation überprüft das System die Verfügbarkeit eines Zimmers der ausgewählten Kategorie für die angegebenen Daten. Wenn die Überprüfung erfolgreich ist, wird neben der Zimmerzeile ein grünes Symbol angezeigt. Wenn im System für die angegebenen Daten keine oder nicht genügend Zimmer verfügbar sind, erscheint die Überbuchungsnachricht, und das Symbol wird rot. Der User hat jedoch die Möglichkeit, die Erstellung einer solchen Reservation bei Bedarf fortzusetzen, indem er das Kontrollfeld "Überbuchung zulassen" aktiviert.
  

Es besteht die Möglichkeit die Zimmerzeile zu zeigen oder zu verbergen um Platz zu sparen. Wenn die Zimmerzeile verborgen ist, zeigt das System die Information der Zimmernummer als Schlagwort.

Zusätzlich in diesem Abschnitt, gibt der User die Arrangements für die aktuelle Buchung an. Dafür gibt es zwei Wege:

1. Default 

Standard - Gäste in der aktuellen Buchung haben das gleiche Arrangement während ihres gesamten Aufenthalts oder während ausgewählten Daten:

• 'Check-In' and 'Check-Out' - the values in these fields are automatically filled with data from the 'Check-In -> Check-Out' field from the 'Reservation Details' section;

The date in each of these columns must be within reservation dates.


• "E", "K", "S" - Die Werte in diesen Feldern werden automatisch mit Daten aus dem Feld "Anzahl der Gäste“ im Abschnitt "Buchungsdetails“ ausgefüllt;

The value in each of these columns must be less or equal to number of guests in the reservation.


• "Arrangement" - der User muss eines der möglichen Produkte aus der Drop-Down Liste auswählen, das einer spezifischen Anzahl Gäste für die oben angegebenen Daten zugeordnet wird.

     2. Split Lines

This approach is needed for reservations where guests have different arrangements during their stay. Once the 'Split Lines' check-box is activated, the following table appears:

• 'Guest' - define the guest name for a specific line;
• 'Age Category' - the value is propagated from the guest contact card;
• 'Arrangement' - select one of the available arrangement products for a specific line;
• 'Check-In' und 'Check-Out' - die Werte werden automatisch ausgefüllt mit Informationen, die dem "Check-In -> Check-Out" Feld im "Buchungsdetails" Abschnitt entnommen wurden.

The date in each of these columns must be within reservation dates.

Es besteht die Möglichkeit die Arrangement Zeile zu zeigen oder verbergen um Platz zu sparen. Wenn die Zimmerzeile verborgen ist, zeigt das System die Information über das Arrangement als Schlagwort.

After filling in all the necessary data in the reservation and saving it - this reservation will receive a unique reservation number - the template is Guest R/XXXXX. If needed, the template could be changed - please ask your administrator.